Uzmanlar için yapay zekâ ajanı: işi devretmeden nasıl başlanır?

Yapay zekâ ajanları hakkında iki uç görüş duyarsınız. Biri “her şeyi o yapacak” der. Öbürü “kontrolü kaybederim” diye korkar. Tek başına çalışan bir uzman ya da küçük bir firma için ikisi de pek yol göstermez.

Daha sade bir yol var: Tekrar eden bir işin hazırlık kısmını bir ajana bırakın, kararı kendinizde tutun.

Bunu deneyerek söylüyorum. Çekirdek kurucu geliştiricisi olduğum INVAMAR'da finans, insan kaynakları, operasyon ve iş geliştirme süreçlerine yapay zekâ ajanları kurdum. Elle yapılan rutin işler azaldı, kararlar hızlandı. Bu yazıdaki öneriler o deneyime dayanıyor.

Önce kısa bir tanım: Ajan, sizin yazdığınız talimatlara göre belirli bir işi hazırlayan bir yazılım yardımcısıdır. Bir e-postayı okur, notlarınızı toparlar, bir taslak yazar. Taslağı kullanıp kullanmamaya siz karar verirsiniz.

İlk görevi nasıl seçersiniz?

İlk ajan için en büyük ya da en karmaşık işi seçmek cazip gelir. Bunu yapmayın. Küçük ve sınırları belli bir işle başlayın. İyi bir ilk görev şu beş testi geçer:

• Sık tekrar ederHaftada birkaç kez, hep benzer adımlarla yaptığınız bir iş.
• Girdisi bellidirBir e-posta, bir görüşme notu, bir tablo ya da sesli bir not.
• Sonucu bir taslaktırOkuyup düzelteceğiniz bir metin ya da liste.
• Hata önce size görünürTaslaktaki yanlışı müşteriniz değil, siz yakalarsınız.
• Gerçekten vakit alırBeş dakikalık bir iş için ajan kurmaya değmez.

Bu testi geçen tipik işler şunlardır:

• Gelen talepleri kaydetmek ve ilk yanıt taslağını hazırlamak
• Sahada aldığınız notları LinkedIn yazısı taslağına çevirmek
• Görüşme notlarından teklif taslağı çıkarmak
• Proje bitince müşterinize sorulacak kısa soruları hazırlamak
• Bir görüşmeden önce herkese açık kaynaklardan bir sayfalık özet çıkarmak

Bir örnek: Her ilk görüşmeden sonra teklif yazmak size yarım gün sürüyor. Bu iş sık tekrar ediyor. Girdisi görüşme notlarınız, sonucu bir taslak. Kapsamı ve fiyatı yine siz belirliyorsunuz. İlk ajan için iyi bir aday.

Küçük bir ekibiniz varsa seçimi, o işi her gün yapan kişiyle birlikte yapın. Ajanla her gün o çalışacak. İşin nerede tıkandığını da en iyi o bilir.

Ajan hazırlar, siz karar verirsiniz

Ajanla çalışmak dört adımlık bir döngüdür:

1. 1Ajan hazırlarTalebi okur, notları toparlar, taslağı yazar.
2. 2Siz karar verirsinizTaslağı onaylar, düzeltir ya da reddedersiniz.
3. 3Sistem uygularOnayladığınız yanıt gider, kayıt tabloya işlenir.
4. 4Siz izlersinizSık düzelttiğiniz yerlere göre talimatları güncellersiniz.

Dördüncü adımdan sonra döngü yeniden başlar. Talimatlar her turda biraz daha iyileşir.

Kararın sizde kalmasının nedeni basit: Ajanlar yanılabilir. Bir talebi yanlış anlayabilir, bir rakamı karıştırabilir ya da sizin hiç kullanmayacağınız bir dille yazabilir. Müşteriniz ise o e-postayı sizden gelmiş sayar.

Müşteriye giden her şey önce sizin onayınızdan geçer.

Ajana neleri vermemelisiniz?

İşleri ikiye ayırmak en kolayı. Soldakileri ajana verebilirsiniz. Sağdakiler, en azından ilk aylarda, sizde kalmalı.

Ajana verin

• Gelen taleplere ilk yanıt taslağı
• Görüşme ve saha notlarının özeti
• Teklif taslağı (rakamsız)
• Takip hatırlatmaları
• Görüşme öncesi bir sayfalık özet

Sizde kalsın

• Fiyat ve kapsam kararı
• Sözleşme, ödeme ve resmî yazışmalar
• Şikâyet ve hassas konuşmalar
• Sağlık, maaş gibi hassas kişisel veriler
• Henüz netleşmemiş süreçler

Son madde özellikle önemli: Bir işin nasıl yapıldığını siz tarif edemiyorsanız ajan da yapamaz. Önce süreci yazın, sonra ajanı kurun.

Başlamadan önce: veri ve gizlilik

Ajanı kurmadan önce şu soruların yanıtı yazılı olarak belli olmalı:

• Ajan hangi bilgilere erişecek? Yalnızca o iş için gerekenlere.
• Bu bilgiler hangi araçtan hangisine gidiyor ve nerede saklanıyor?
• Sözleşmeleriniz ve KVKK kapsamındaki yükümlülükleriniz buna izin veriyor mu? Emin değilseniz bir hukukçuya danışın.
• Bir erişimi istediğiniz an kapatabiliyor musunuz?
• Ajanın ne yaptığını sonradan görebileceğiniz bir kayıt tutuluyor mu?

Birlikte çalışırsak bu soruları kurulumdan önce yazılı olarak yanıtlarız. İstemediğiniz bir erişim olmaz.

Gerçekçi bir ilk ay

İlk ayın amacı büyük bir dönüşüm değil. Tek bir işin güvenle oturması.

1. 1. haftaHazırlıkİşi adım adım yazın. Geçmişten 5 ile 10 gerçek örnek toplayın. Erişim kurallarını belirleyin.
2. 2. haftaYalnızca taslakAjan taslak üretir. Her taslağı kendi yazacağınız metinle karşılaştırın.
3. 3. haftaDüzeltmeOnayladığınız, düzelttiğiniz ve reddettiğiniz taslakları not edin. Talimatları buna göre güncelleyin.
4. 4. haftaKararTaslaklar işe yarıyor mu, vakit kazandırdı mı? Devam edin, düzeltin ya da bırakın.

Bu plan bir söz değil, bir çerçeve. Bazı işler iki haftada oturur, bazıları için ikinci bir ay gerekir. Taslakların kalitesini kendi gözünüzle görmeden ajana yeni iş vermeyin.

İlk iş oturunca ikinciye geçin. Birden fazla ajanı aynı anda kurarsanız hangisinin işe yaradığını görmek zorlaşır.

Kendi işinizde nereden başlayabileceğinizi görmek için ajanlar bölümüne bakabilirsiniz. Örnek ajanları ve işin ajanla sizin aranızda nasıl bölüşüldüğünü orada anlattım.

Yapay zekâ otomasyonuyla ilgili sık sorulan soruların kısa cevapları: Yapay zekâ otomasyonu: uzmanlar ve butik firmalar için.